Administração financeira para clínica de estética, guia completo

Durante os cursos de esteticista, aprende-se inúmeros procedimentos corporais que contribuem com a saúde e bem-estar dos clientes. Realizar uma limpeza de pele, fazer uma massagem, aplicar cosméticos ou até mesmo elaborar uma maquiagem arrasadora são tarefas que você tira de letra, não é mesmo?  Mas e a Administração financeira para clínica de estética?

O cenário muda quando o assunto é gerir um negócio. Afinal, você não teve aulas sobre administração ou finanças. Só que esses saberes são primordiais quando chega o momento de abrir e gerenciar a própria empresa.

Tudo que você sabe sobre o tema foi por meio da experiência e prática do dia a dia, o que já é um ótimo começo. Mas como conhecimento nunca é demais, preparamos um conteúdo especial para ajudar você a lidar melhor com as questões burocráticas da sua clínica de estética, principalmente no que diz respeito à administração financeira.

Aqui, você vai esclarecer suas principais dúvidas sobre a gestão de clínica.  A importância de um software de gestão assim como os benefícios de tal tecnologia são apenas alguns dos temas abordados. Confira!

O que é a administração financeira de uma clínica de estética?

O conceito de administração financeira é mais simples do que parece. A gestão das finanças nada mais é do que um conjunto de procedimentos administrativos que organizam todas as áreas de uma empresa.

A definição pode ser até fácil de entender, porém colocar em prática uma administração efetiva é um pouquinho mais complexo. O primeiro passo é elaborar um planejamento de atividades da rotina empresarial e um controle de gastos de cada setor, como recepção, atendimento, clínica, etc. 

Depois, é necessário desenvolver um plano de monitoramento constante em relação aos recursos utilizados. Quer um exemplo? Vamos começar pela recepção. É necessário anotar todos os gastos envolvidos com essa área. Papel para impressão, ligação, salário de recepcionistas são apenas alguns dos pontos. Já no quesito clínica entra o aluguel, água, luz, internet, telefone e assim por diante. 

Veja que aqui foi abordado somente dois setores. Para ter uma administração financeira eficaz é preciso pensar, tanto no micro quanto no macrocenário. Isto é, em cada detalhe da clínica como um todo. 

Qual é a importância da gestão financeira para o sucesso do negócio?

Antes de tudo, é preciso compreender que a gestão financeira está diretamente ligada ao sucesso ou fracasso de uma organização, uma vez que um negócio — independente de qual seja — só vai para frente a partir do momento que as contas estão no azul. Caso contrário, é impossível manter as portas abertas. Afinal, ter uma clínica de destaque com uma equipe capacitada, equipamentos de qualidade e uma infraestrutura de ponta requer recursos, concorda?

É nesse contexto que surge a importância de gerenciar bem o seu negócio, sobretudo no que diz respeito ao bolso, ou melhor, ao dinheiro. Ao ter pleno controle da saúde financeira da empresa, você não só vai garantir a consolidação do negócio assim como poderá se programar para investir no aprimoramento da clínica ou, quem sabe, até mesmo na sua expansão.

Isso sem falar que a gestão financeira eficaz permite que os recursos sejam bem aplicados. A boa administração, nesse sentido, consegue otimizar as tarefas, contribuindo para a redução dos custos operacionais. 

Vale frisar que uma gestão financeira completa e realmente efetiva necessita do suporte de ferramentas especializadas. As soluções tecnológicas, por exemplo, oferecem funcionalidades especiais que agilizam os procedimentos internos da clínica. Armazenamento de dados, controle financeiro, prescrição eletrônica e relatório completo de atendimento são apenas algumas das utilidades dos softwares. 

Além do mais, a utilização dessas tecnologias garante segurança e sigilo absoluto em relação a base de dados da clínica, desde informações específicas dos clientes até dos colaboradores e da clínica como um todo. Não se esqueça também que tais recursos possibilitam o fim, ou, pelo menos, a redução, de toda aquela papelada e também garante o acesso rápido e fácil às informações desejadas. Bastar ter acesso a um dispositivo móvel. 

Por que contar com a capacitação dos colaboradores como aliada dessa gestão? 

Não há dúvidas que uma solução tecnológica vai contribuir com o aprimoramento do seu negócio. Contudo, isso só será viável a partir do momento que os colaboradores também estiverem devidamente treinados e capacitados.

O motivo? Pense bem: você contrata um software para ajudar na gestão, porém quase nenhum profissional da sua equipe sabe utilizá-lo. Aliás, somente você é capaz de manusear o aplicativo adequadamente. Perceba, nesse contexto, que a solução, ao invés de um facilitador, vai tornar o dia a dia organizacional mais complicado e lento.

Por isso, é importante investir na qualificação da equipe. O ideal é que eles estejam a par dos processos que envolvem o negócio. Claro que isso não significa que os colaboradores devem ser experts na área das finanças e nem mesmo ter um PhD, contudo é recomendado que os profissionais tenham pelo menos uma noção básica sobre os procedimentos internos. 

Nem precisa dizer que dominar a ferramenta contratada é essencial. Afinal, o intuito dela é tornar as atividades mais práticas e ágeis. Para não ter erro, então, verifique com a empresa se ela oferece o suporte e treinamento necessário para executar com maestria o sistema operacional da solução contratada. 

Mas só isso não basta. Para ter uma equipe de alta performance é indicado também investir em treinamentos internos e, em alguns casos, externo. A devida capacitação vai proporcionar uma nova perspectiva aos colaboradores, que além de adquirirem conhecimento, também ficarão mais próximos dos demais colegas de trabalho. Essa estratégia refletirá, inclusive, no atendimento aos clientes, que se tornará mais humanizado.

É óbvio que os treinamentos por si só não operam milagres, mas com eles é possível melhorar, e muito, a relação de trabalho dentro das clínicas de estética. Para que a estratégia seja mais efetiva, é fundamental aliar-se a um bom plano de cargos e salários, além de pensar em mecanismos de motivação. O resultado será uma equipe mais participativa e disposta, que realmente veste a camisa da organização.

Vale ressaltar que os treinamentos vão auxiliar em diversos setores da clínica. Planejamento do trabalho, organização de tarefas, aumento da produtividade, relação interpessoal e até mesmo melhoria da saúde física e mental dos colaboradores são aspectos que vão ser impactados positivamente.

Nesse sentido, não pense duas vezes em investir na qualificação do seu time. Os resultados serão perceptíveis, gerando mais rendimentos para a empresa e satisfação dos clientes assim como dos colaboradores.

Quais as principais vantagens do Belle Software? 

A esse ponte, já ficou claro a necessidade de um software focado em gestão, concorda? Quer sugestão, agora, de uma solução tecnológica que será uma verdadeira aliada na administração da sua clínica? Conheça, então, a Belle Software, que é um sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos Empresariais) focado em clínicas e franquias estéticas. 

O software é responsável pela gestão geral da empresa, o que inclui cadastro de cliente, avaliação, agendamento, propostas de pacotes personalizados ou prontos, emissão de contrato e outros serviços que fazem parte da rotina de trabalho. O fato da empresa disponibilizar um treinamento completo para aqueles que vão utilizar a ferramenta, além de oferecer um teste gratuito é mais um ponto diferenciado. Agora que já conheceu melhor a proposta do Belle Software, veja outras vantagens dessa solução. 

Gerenciamento de contas a pagar e a receber

A melhor forma de manter as contas em dia é ter um controle minucioso sobre as finanças. Para isso, é preciso ter total domínio sobre as contas a pagar e a receber. Só que não faz mais sentido nenhum anotar tudo em papéis soltos ou até mesmo em uma agenda, uma vez que existem recursos que fazem exatamente esse serviço.

A Belle Software, por exemplo, reúne as despesas e receitas da clínica no período selecionado, de forma integrada com os demais fluxos de caixa da empresa. Sem mistério e sem complicações. Com poucos cliques, você terá acesso as finanças da sua clínica de estética, fator que vai ajudar na organização das verbas necessárias para cada semana e/ou mês. 

Para não ter erro no caixa e garantir que os valores seja fiéis a realidade do negócio, é fundamental lançar toda a venda de produto e/ou serviço. Assim, o sistema será atualizado automaticamente e constará na parte de receita. Não esqueça também de dar entrada nas compras feitas ou nos valores utilizados para a manutenção da clínica.

Identificação de inadimplentes

Outro benefício do software de gestão em questão é que a ferramenta tem a capacidade de apontar os inadimplentes. Com um recurso específico, o gestor ou responsável pela utilização da plataforma, consegue ter acesso aqueles que não estão em dia com a clínica. Lembre-se aqui de que a inadimplência é umas das razões que podem levar uma organização à falência. Por isso, é essencial dá a devia atenção a esse assunto. Afinal, você não quer correr o risco de ter prejuízos, não é mesmo? 

Análise de indicadores

Como saber se os resultados são satisfatórios ou se está abaixo do esperado se não existem métricas e nem mesmo metas traçados? Perceba, nesse contexto, a importância de definir indicadores de desempenho. São eles os responsáveis por mostrar se a empresa está no caminho certo.

As KPIs, conhecidas como indicadores-chave de desempenho ou, em inglês, Key Performance Indicator, permitem que o gestor acompanhe a evolução do trabalho e realize os devidos ajustes para que o negócio prospere. No entanto, de nada adianta definir corretamente as KPIs, mas não estudá-las. Afinal, o trabalho só estará completo quando elas forem devidamente analisadas.

Sabendo da importância dessas métricas para a consolidação e o crescimento da clínica de estética, a Belle Software disponibiliza relatórios e gráficos completos, realizando inclusive uma análise detalhada dos indicadores. Assim, você conseguirá tomar decisões assertivas, baseadas na necessidade do seu negócio.

Agendamento de clientes

A gestão de agenda de clientes também é uma característica que evidencia a Belle Software. Ela, nesse aspecto, gerencia as atividades dos profissionais da clínica de estética com turnos diferenciados.

Com o recurso, você vai evitar os contratempos em relação aos horários assim como equipamentos e salas. Além do mais, os clientes serão notificados, com certa antecedência, sobre a consulta. Isto é: receberão lembretes, aspecto que ajuda a reduzir as faltas. De forma geral, a Belle Software é capaz de controlar os agendamentos de avaliações de estética e também os tratamentos de forma segura, eficiente e prática.  

Melhoria nos resultados

A Belle Software integra em uma única interface os módulos: gestão de agendamento, avaliação de estética e orçamento, gestão financeira, gestão administrativa e gestão de estoque. Não para por aí. Devido as diversas formas de gerenciamento, o programa disponibiliza três tipos de agendas, que são categorizadas como: agenda por especialidade; agenda semanal/diária e agenda dos serviços. 

Por meios desses controles é possível gerenciar horários, marcar atendimentos, dar baixa automática em itens nos estoques e até mesmo gerenciar o comissionamento dos colaboradores. Todas essas funções permitem que você tenha uma visão completa e mais aprofundada do seu negócio como um todo, fator que vai ajudar a tomar as decisões corretas para o negócio. Como se pode imaginar, tal cenário acarreta na melhoria da empresa.

Isso sem falar que o sistema vai oferecer uma experiência melhor para os clientes, inclusive no que diz respeito ao atendimento, o que por si só já é uma grande vantagem. Afinal, mais do que nunca o público quer se sentir diferenciado e ter um tratamento personalizado. 

Conformidade com a legislação

Como responsável pela clínica de estética, você já sabe que a empresa tem obrigações financeiras junto ao governo assim como órgão regulatórios e entidades afins. Ainda tem mais. Há ainda as cobranças das obrigações acessórias, que está relacionada às atividades específicas e à prestação de informação. 

O descumprimento das regras previstas por lei geram prejuízos financeiros, com multas e encargos que poderiam ser facilmente evitados, caso houve um sistema apropriado para a realização dessas atividades. A Belle Software se destaca nesse aspecto. O sistema tem um recurso que emite a NFC-e (nota fiscal ao consumidor eletrônica) e também a ECF (escrituração contábil fiscal) de maneira rápida, simples e sem riscos fiscais. 

Fato é que o sistema está em conformidade com a legislação vigente, facilitando a rotina de trabalho dos funcionários ou gerentes que lidam, paralelamente, com essas atividades. 

Quais os sinais que comprovam essa necessidade?

Assim como determinadas doenças têm sintomas claros, a má administração financeira deixa rastros bem perceptíveis no negócio. Quer um exemplo? A equipe reduz, e muito, a produtividade, uma vez que ela destina o seu tempo e atenção a atividades secundárias, como organização de documentos. Por isso, a adoção de um sistema de gestão não é apenas um luxo. Pelo contrário: é pré-requisito para uma rotina de trabalho mais ordenada.

Ainda não acredita? Então, veja se a sua empresa vivencia alguma ou até mesmo todas os cenários abaixo. Se a resposta for positiva, é hora de ligar o sinal de alerta, pois a empresa tem marcas que precisa de um software especializado. Confira!

Falta de tempo para a administração

Você é do tipo de profissional de estética que sempre reclama que não tem tempo para nada? Frases no estilo “o dia precisava ter pelo menos 30 horas para conseguirmos resolver todas as demandas em tempo hábil” são sempre ditas dentro da sua clínica de estética? 

Então, está na hora de reorganizar os seus processos internos, pois esse quadro é um sinal evidente de que você precisa de um software de gestão de clínica de estética. Lembre-se, aqui, de que a contratação dessa ferramenta vai permitir que você dedique mais tempo à atividade-fim da empresa, ou seja, a realizar procedimentos estéticos. 

Necessidade de entender os pontos fortes e fracos da clínica

Qual o principal diferencial da sua clínica? Como ela se sobressai em relação aos concorrentes? Quais os pontos fracos e que precisam ser aprimorados? Se você não sabe responder com exatidão nenhuma das questões anteriores é sinônimo de que você não conhece bem o seu próprio negócio, o que é um péssimo sinal, concorda?

O responsável pela empresa deve ter na ponta do lápis, ou melhor, na ponta da língua as principais características do negócio. Em outras palavras, você deve compreender a fundo as particularidades da sua empresa. 

É aí que surge a necessidade do software de administração financeira. Com ele, você terá em mãos dados valiosos sobre a organização — tanto no que diz respeito ao fluxo de caixa assim como também aos dados dos colaboradores e também dos clientes. A partir de então, você conseguirá tomar decisões mais sábias e não baseadas no “achismo” ou no feeling. 

Desorganização dos documentos 

A desorganização dificulta que o gestor tenha o conhecimento real sobre a situação da empresa. Assim, ele fica de mãos atadas para realizar os investimentos ou até mesmo para prevenir os problemas e resultados insatisfatórios. Nem precisa dizer, aqui, que essa situação nada mais é do que o reflexo de uma administração inadequada. Uma das soluções, como se pode imaginar, é contratar um software especializada na gestão. 

Ele vai manter a clínica organizada, auxiliando até mesmo na realização de um planejamento adequado. A devida solução contribuirá com o controle de estoque, o conhecimento da produtividade da equipe, a boa gestão dos tributos devidos e, claro, a compreensão exata da lucratividade do negócio. 

Ausência de dados dos clientes e da clínica

Outro sinal de que a clínica necessita, urgentemente, de uma solução tecnológica de gestão financeira é o uso de controles descentralizado, que tornam o acesso às informações dos clientes e do negócio muito mais complexo do que deveria ser. Um exemplo visível disso é o desenvolvimento de planilhas para cada setor, de forma que não é possível integrar os dados. Assim, o gestor não consegue visualizar o cenário completo.

Essa falta de conhecimento no que diz respeito aos dados da empresa e do cliente impacta negativamente não só nos resultados da clínica, mas também no atendimento. Nesse contexto, é comum surgir muito mais reclamações do que elogios, uma vez que os pacientes perdem horas na fila de espera. Isso sem citar os casos em que o atendente se confunde na hora da marcação do procedimento e quando o cliente chega — adivinhe só — não tem horário disponível.

Apesar de relativamente comum, esse episódio configura-se como tudo que não deve acontecer dentro de uma clínica. E acredite: ele poderia ser facilmente evitado caso houvesse um sistema adequado às necessidades do negócio. 

Inconsistência no fluxo de caixa

Um mês você está no azul, já no outro, está no vermelho. O caixa vive oscilando, de forma que você não consegue nem mesmo notar a rentabilidade da clínica. Parece, inclusive, que a lucratividade ainda é uma incógnita a ser descoberta, já que as entradas e saídas de dinheiro acontecem sem você nem perceber.

Não à toa, erros de fluxo de caixa são sintomas graves, que demonstram que a saúde financeira da organização não vai nada bem. De forma geral, se a clínica de estética apresenta processos excessivamente burocráticos e lentos significa que ela tem ineficiência operacional, o que vai na contramão do mercado atual. Hoje, as empresas necessitam de respostas cada vez mais ágeis e assertivas.

Um sistema de ERP cai como uma luva nesse cenário, já que ele extingue a morosidade, organizando os fluxos de informação e também oferecendo o devido direcionamento para que o time trabalhe em sintonia e, claro, tenha uma boa performance. A redução de atividades manuais também é uma das caraterísticas do sistema, que vai permitir que você tenha uma visão estratégica do negócio. 

Acredite: falta de transparência no negócio, dados imprecisos de clientes e do fluxo de caixa e um ambiente de trabalho desordenado são a fórmula certa para o caos do seu negócio. Inclusive, essas características podem resultar em processos trabalhistas e até mesmo em multas. 

Contudo, não é preciso criar pânico. O investimento em um software de ERP, como da Belle Software, vai solucionar grande parte dos seus problemas. A administração financeira assim como a gestão de fornecedores e de pessoas receberão, então, o devido cuidado, gerando melhores resultados. Além do mais, você terá uma rotina de trabalho mais leve e fácil, tendo mais tempo para se dedicar a atividade-fim do seu negócio. 

Gostou da proposta da Belle Software e quer solicitar um orçamento? Entre em contato conosco. Será uma satisfação atender você!