Conciliação Bancária na Estética: Guia Completo

Você sabe o que é conciliação bancária e qual a sua importância para a sua clínica de estética? Na hora de gerenciar o seu negócio, o aspecto financeiro é um dos pontos mais importantes para garantir a sobrevivência da sua empresa no mercado. Por isso, existem boas práticas recomendadas para as organizações interessadas em manter a excelência em sua gestão e continuar crescendo.

A conciliação bancária é uma dessas boas práticas necessárias para manter o controle sobre o seu departamento orçamentário e financeiro, evitando surpresas nesses setores.

Pensando nisso, separamos, neste texto, um guia completo para você entender a fundo o que é a conciliação bancária, qual a sua importância e como aplicá-la em seu negócio. Continue a leitura!

O que é a conciliação bancária e qual é a sua importância? Confira 5 vantagens

Uma conciliação bancária é a relação de conferência entre o resultado dos registros contábeis da empresa com os números indicados no seu extrato bancário. Portanto, trata-se de um comparativo entre o que o negócio espera das entradas e saídas com o que de fato aconteceu.

O seu principal objetivo é justamente verificar a ordem no controle interno e se esses lançamentos ocorreram como o planejado com os extratos emitidos pelo banco. Vale ressaltar que a conciliação bancária é essencial para realizar uma análise sobre os dados do negócio e verificar se existe alguma inconsistência neles.

Assim, é possível validar a eficácia de todos os registros internos da empresa quando comparados aos lançamentos expedidos pelos bancos, como datas idênticas, emissões e valores. Do ponto de vista financeiro, a conciliação possibilita que os empreendedores tenham total domínio das suas finanças.

Além disso, profissionais preocupados no assunto também podem se beneficiar contabilmente, já que os relatórios se tornam ainda mais precisos. Dessa forma os gestores têm maior controle patrimonial, conseguindo elaborar demonstrações mais precisas e eficientes enquanto mantém o negócio regularizado perante a lei.

Dessa forma, em todas as situações, a gestão financeira da empresa se torna mais completa, sem deixar de lado as questões tributárias, importantes para o negócio. Por isso, separamos, a seguir, 5 vantagens que a conciliação bancária traz para as organizações.

Possibilita ter uma visão completa sobre o fluxo de caixa

Todas as empresas no mercado acabam, eventualmente, passando por problemas de erros recorrentes no fluxo de caixa. A grande questão é que as planilhas com as informações colhidas e transmitidas manualmente podem acabar prejudicando o controle da organização sobre os seus dados bancários.

As análises e projeções realizadas com base nesse tipo de relatório são muito divergentes e inconsistentes. É fundamental que as tomadas de decisões na empresa sejam feitas com rapidez e segurança. Para isso, é essencial que o empreendedor tenha exata noção da situação financeira e orçamentária do seu negócio.

Com um software de conciliação bancária, é possível ter uma visão mais completa sobre o fluxo de caixa, evitando que as empresas sejam levadas à falência devido ao fluxo negativo causado por lançamentos defasados de entradas e saídas financeiras.

Contribui para o planejamento orçamentário de sua clínica

Qualquer empreendedor que busca o sucesso em sua área deve sempre considerar a manutenção de um planejamento orçamentário, possibilitando as análises efetivas e realistas sobre o seu negócio.

Nesse contexto, a conciliação bancária é de suma importância. A sua integração com os sistemas bancários possibilita a importação imediata dos extratos nos principais bancos, em um procedimento extremamente simples e prático, tudo realizado pela internet.

Além disso, o processo de identificação de lançamentos é completamente automatizado e individualizado. Com isso, é possível afirmar a conciliação de registros pelo sistema, bem como possibilitar a rejeição das sugestões propostas, completando toda a sua identificação de forma manual.

Isso significa que a análise da situação financeira do negócio será personalizada de acordo com as suas necessidades, propiciando um cenário financeiro transparente para os empreendedores.

Disponibiliza informações confiáveis sobre o saldo em caixa

Existem algumas situações em que o processo de avaliação financeira da empresa pode ficar momentaneamente comprometido. Como exemplo, podemos citar um atraso causado por transações, como o pagamento por cheques.

Por isso, a correção e identificação de todas as finanças desatualizadas é muito mais simples se existir o hábito dentro da organização de bater saldo entre o seu controle financeiro e a sua conta. Assim, na hipótese onde o seu negócio recebe pagamentos por cheques, por exemplo, é muito importante que o empreendedor considere o tempo entre a emissão e a sua efetiva compensação bancária.

A conciliação conta com ferramentas e mecanismos indispensáveis para identificar esse tipo de divergência temporária e corrigi-la, evitando problemas financeiros para o negócio.

Otimiza o tempo

A administração do tempo é um dos grandes desafios para negócios de qualquer ramo. Conseguir organizá-lo ajuda não somente como um meio de otimizá-lo, sendo também uma maneira de desenvolver os processos de forma mais efetiva.

Por isso, se o seu objetivo é garantir uma boa gestão financeira para o seu negócio, a implementação da conciliação bancária é um meio eficaz de conseguir ótimos resultados. As ferramentas permitem agilizar as conferências — que normalmente duram dias ou até mesmo meses — em poucos minutos, por exemplo.

Conta com softwares financeiros fáceis de usar

Existem diversos sistemas financeiros e sites especializados nesse tipo de atividade. Eles são muito práticos na utilização e capacitação, qualificando o controle de dados e o gerenciamento das finanças.

Dessa forma, não deixe de procurar por uma solução que conte com um suporte técnico especializado e personalizável sobre as suas atividades de conciliação bancária. Por ser um serviço automatizado, é mais simples e custa menos no bolso dos empreendedores.

Além disso, contar com o auxílio de um contador ou uma assessoria contábil pode ser essencial para contribuir na clareza dos lançamentos no software.

Como aplicar a conciliação bancária em uma empresa? Confira 7 dicas

A aplicação da conciliação bancária é um processo bastante simples. Para começá-la, é preciso se habituar à realização do registro tempestivo sobre todas as entradas e saídas na sua conta. Além disso, também é necessário analisar se o saldo final e o inicial desse controle estão de acordo com os dados contidos nos extratos. Se houver alguma diferença entre essas informações, é preciso identificá-las e efetuar a correção.

Assim, a atenção sobre as datas é essencial para não esquecer de guardar toda a documentação referente às transações como: recibos, comprovantes de pagamentos, notas fiscais, extratos etc. Além disso, a realização dessa tarefa será muito mais prática e simples se a sua empresa contar com uma ferramenta adequada.

Dessa maneira, será possível conciliar as vendas efetuadas por meio de cartões, pagamentos recebidos e por receber, assim como os repasses realizados pela operadora. O auxílio de uma ferramenta é indispensável para agilizar todas essas tarefas — que podem ser feitas em poucos segundos.

Destacamos, a seguir, 7 dicas sobre como aplicar a conciliação bancária corretamente em sua clínica de estética.

Lance movimentações diariamente

O controle diário sobre todas as movimentações de entradas e saídas financeiras é necessária como meio de informar todas as contas bancárias envolvidas no processo. Dessa forma, o seu registro deve considerar todos os lançamentos, como os recibos de clientes, pagamento de fornecedores, impostos, tarifas bancárias etc.

Essa prestação de contas deve ser feita com muita organização, bastante detalhada. Isso porque, sem essa cultura, é impossível ter controle, elaborar análises e até mesmo realizar previsões para o seu negócio.

Confira os detalhes dos lançamentos

A análise dos detalhes de todos os lançamentos é uma tarefa extremamente relevante para verificar se os extratos bancários correspondem com as datas registradas pelo controle interno. Esse processo é muito importante para evitar riscos de multa por atraso em sua empresa.

Sendo assim, não deixe de conferir regularmente se todas as movimentações dos extratos estão sendo emitidas na data correta e com os valores certos. Para isso, você pode contar com um software de gestão de clínica para facilitar essa tarefa. Aliar a tecnologia e a automação em seu negócio é um ótimo meio de facilitar esse processo.

Monitore o fluxo de caixa

O acompanhamento do fluxo de caixa é uma ação muito importante na hora de aplicar a conciliação bancária em sua clínica. Deixar essa questão de lado pode trazer grandes dificuldades para o negócio, deixando a sua empresa suscetível a diversos erros.

Mesmo assim, apenas monitorar essa ferramenta contábil não é o suficiente. Para isso, é preciso classificar os seus gastos. Crie categorias para todas as entradas e saídas financeiras que ocorrem em seu negócio. A partir disso, você terá maior praticidade para encontrar informações relevantes, já que toda a sua receita e os seus custos estão segmentados por área.

Avalie os débitos realizados pelo banco

Em algumas situações, é possível que a instituição financeira cobre valores indevidos de sua empresa. Assim, quem não coloca em prática a conciliação bancária pode acabar não percebendo essa discrepância.

Independente dos valores cobrados, eles representam uma quantia a menos para o seu negócio, que poderia ser facilmente investida na contratação de sistemas de automação de notas fiscais, por exemplo.

Entenda sobre os depósitos sem identificação

É indispensável ter um controle adequado sobre o que entra em seu fluxo de caixa. Isso porque valores não identificados não podem ser conciliados. Por esse motivo, é preciso muita atenção para que eles sejam reconhecidos ao longo do tempo.

O ideal é manter um controle separando todos os valores não identificados, já que eles podem ser de uma venda não computada, de um erro na transferência ou até mesmo de uma antecipação do cliente.

Verifique o saldo no extrato bancário

Para aplicar a conciliação bancária com sucesso em sua clínica de estética, é necessário conferir se o seu saldo inicial e o resultado do controle interno coincidem com os valores demonstrados nos extratos. Da mesma forma que prestação de contas, essa prática deve se tornar uma tarefa diária para a empresa.

Apesar de ser uma prática maçante e cansativa, ela é uma etapa vital do processo, já que é nesse momento que se torna possível verificar se existem inconsistências ou divergência de informações e valores.

Corrija os erros em seus relatórios

Para verificar as divergências, é necessário identificar onde elas ocorreram em seus relatórios. Assim, é possível corrigir imediatamente as diferenças no controle interno, permitindo que todas as movimentações e lançamentos estejam registrados e que os saldos sejam idênticos.

Se mesmo assim ainda existir alguma discrepância, será preciso conferir todas as movimentações com atenção, analisando se não foram realizados lançamentos duplicados ou se os registros de valores que ainda não foram pagos ou recebidos pela empresa foram esquecidos.

Tenha um bom contador

O contador deve ser o braço direito de qualquer empreendedor, visto que esse profissional é capacitado para auxiliar o seu negócio na hora de tomar decisões contábeis fiscais e financeiras.

Por isso, caso você não tenha tempo para fazer os seus lançamentos sobre as finanças ou até mesmo tenha dúvidas na hora de atualizar o seu fluxo de caixa, contar com a ajuda de um contador é indispensável para evitar multas e outros problemas por falta de pagamentos e atrasos.

Nessas horas, o especialista em contabilidade deve entrar em ação, trazendo uma solução para todas as adversidades que atrapalham a sua conciliação bancária.

Como um software de gestão contribuirá para a conciliação bancária?

O uso da tecnologia é essencial para melhorar a saúde financeira da sua empresa, além de contribuir para a aplicação da conciliação bancária em sua clínica de estética. Por isso, a adoção de um software de gestão é um meio de tornar todas as atividades operacionais mais rápidas, possibilitando que o gestor consiga acompanhar melhor o negócio e otimizar todas as tomadas de decisões.

A implementação de uma ferramenta de gestão financeira representa uma grande importância na solução de controle sobre os processos da empresa. Com ela, é possível ter domínio sobre a real situação do seu negócio, facilitando diversos aspectos, como medir com maior clareza as possibilidades de investimento, redução de despesas etc.

Um software de gestão traz diversas vantagens para as empresas que usam a tecnologia para potencializar o seu negócio. Veja alguns dos benefícios proporcionados.

Informações centralizadas

Um dos benefícios de um software de gestão é a possibilidade de formar um banco de dados único para a organização. Dessa forma, você poderá interagir com as diversas ferramentas, como contas a pagar, a receber e a conciliação bancária. Todas essas operações do seu negócio ficam em um mesmo ambiente, podendo ser acessadas por todas as pessoas envolvidas no processo, evitando divergência de informações.

Controle do fluxo de caixa

Como já explicamos, o fluxo de caixa representa todas as movimentações das receitas e das despesas da organização. Com uma ferramenta de gestão financeira, é possível simplificar a análise do que está provisionado e o que está realizado. Assim, você terá maior controle sobre a saúde financeira do seu negócio.

Segurança e controle das movimentações financeiras

O uso de uma planilha para fazer o controle financeiro é muito comum nas empresas, mas ela sozinha não é o suficiente para otimizar o tempo dos empreendedores e melhorar a eficiência da sua gestão. Por meio de um software, é possível realizar todo esse trabalho com segurança, resultando em mais agilidade nas tomadas de decisões.

Redução de risco e custo

O uso de uma boa ferramenta de gestão financeira é capaz de reduzir os riscos que os erros humanos podem trazer para o negócio. Em uma clínica de estética, é comum emitir notas fiscais eletrônicas, além das entregas de declarações e obrigações tributárias.

Portanto, é necessário reunir todos esses processos em um único lugar, deixando o sistema todo parametrizado de acordo com o regime tributário da organização. O software é indispensável para te manter no controle, eliminando o risco de recebimento de multas por não estar em dia com as suas obrigações financeiras.

Utilize tecnologias adequadas

A realização de diversas tarefas manuais é algo que reduz o desempenho de um negócio, já que abre brechas para falhas humanas, além do desperdício de tempo de trabalho. Por isso, para aprimorar as atividades diárias em sua clínica e ser capaz de atender um número maior de clientes, a automatização é indispensável.

Mesmo que, inicialmente, uma planilha seja o suficiente para as suas tarefas, com o passar do tempo, as despesas e as entradas vão ficando cada vez mais diversificadas. Com o crescimento do negócio, é possível que você acabe perdendo o controle da situação.

O uso de tecnologias adequadas possibilita maior monitoramento e controle das suas finanças, permitindo que você cuide melhor do seu dinheiro.

Quais as outras vantagens de contar com a tecnologia como aliada em uma clínica?

Com o constante crescimento das clínicas de estética no mercado, os métodos adotados de gestão precisam mudar, visto que o aumento de número de clientes demanda uma organização mais completa para facilitar e otimizar os processos.

A gestão financeira é um dos grandes desafios de pequenas clínicas, já que mesmo conhecendo os custos fixos e variáveis e pondo tudo na ponta do lápis, parece que a conta não fecha. Por isso, para escalar lucros e gerir de maneira assertiva o sucesso do seu negócio, é necessário organizar a sua clínica e garantir que todos os dados serão armazenados corretamente e que nenhum funcionário irá perder tempo.

Desse modo, a forma mais efetiva para simplificar o seu processo é o investimento em uma ferramenta capacitada e adequada. Os benefícios de um software de gestão de estética são essenciais para potencializar os resultados do seu negócio.

Automatização do atendimento

Um software para estética conta com funções incríveis para as clínicas, facilitando a gestão de clientes por meio de funcionalidades práticas e que são capazes de simplificar a vida de secretárias e recepcionistas. Além disso, com esse tipo de ferramenta, é possível entregar maior organização e rapidez durante o atendimento.

Assim, é possível organizar as agendas de consulta, alimentado os dados de forma segura e prática. Além disso, o uso dessa ferramenta é capaz de reduzir a necessidade de documentos físicos, otimizando o espaço no local e reduzindo possíveis problemas com rasuras e extravios.

Maior controle sobre as operações diárias

Aliar a tecnologia à sua clínica é um meio de reduzir os esforços na hora de quantificar os procedimentos, avaliar a produtividade do negócio e o retorno financeiro que a sua empresa teve em determinado período.

Assim, é possível mensurar os custos e os prejuízos, além de analisar os procedimentos agendados e não realizados, os clientes que estão inadimplentes e várias outras atividades gerenciais que necessitam de apuração.

Praticidade na análise de dados

Grande parte dos recursos tecnológicos permitem um acúmulo de dados técnicos nos computadores que possibilitam a análise fidedigna dessas informações. Assim, por meio da inserção adequada dos procedimentos, os gestores conseguem levantar as suas principais demandas e os pontos indesejados em seu negócio.

Dessa forma, é possível tomar decisões emergenciais mediante a avaliação negativa na produtividade da clínica, do mesmo modo em que as intervenções serão mínimas em situações de análise positiva de dados sobre os processos.

Oferece informações de conteúdo para os seus clientes

Uma boa ferramenta de gestão de estética é capaz de disseminar informações técnicas ao seu público por meio de um aplicativo instalado nos dispositivos móveis, potencializando a fidelização à sua clínica.

Realiza campanhas direcionadas ao seu público

O software de gestão é capaz de fazer uma análise minuciosa sobre o seu público e, então, direcionar as suas campanhas de marketing para os seus clientes em potencial. Isso porque esse tipo de ferramenta é apto para qualificar os serviços com maior demanda e interesse para a clientela.

Dessa forma, as suas campanhas de marketing serão direcionadas aos clientes em potencial, com uma segmentação que permite as suas ações de publicidade terem maior chance de sensibilização.

Contar com um software de gestão estética capaz de aplicar a conciliação bancária em seu negócio — além dos outros benefícios que esse tipo de ferramenta tem — é essencial para garantir o sucesso da sua clínica no mercado. Por isso, procure contar com o auxílio de uma empresa especializada e capaz de providenciar um suporte de qualidade.

Aproveite para entrar em contato conosco e conhecer mais sobre os nossos produtos e soluções e como eles podem ajudar o seu negócio!

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