Ficha de anamnese de estética, tudo que você precisa saber!

Para que uma clínica de estética obtenha sucesso no mercado, é essencial contar com alguns fatores. Eles envolvem desde a contratação de funcionários capacitados até uma boa gestão ao aproveitamento de períodos sazonais para criar atrativos aos seus clientes. No entanto, também é necessário atentar para outros aspectos, como a ficha de anamnese.

É por meio dessa ferramenta que o profissional vai demonstrar seu comprometimento com a saúde do indivíduo, conseguindo propor os melhores tratamentos e o sucesso do objetivo desejado.

Pensando nisso, elaboramos este post para que você entenda o que é essa ficha, como funciona, qual é o passo a passo para a sua criação, além de ressaltar como um software contribuirá para essa questão. Boa leitura!

1. O que é a ficha de anamnese de estética?

Sempre que um cliente chegar até a sua clínica, é preciso entender o contexto, os objetivos que levaram ele a procurá-la, além de compreender os precedentes relacionados à sua saúde. Para isso, é necessário que o profissional monte uma espécie de entrevista, sendo esse um ponto inicial para o tratamento pretendido.

É por meio dessa etapa é que será possível diagnosticar o quadro apresentado pelo cliente, além de definir os procedimentos mais adequados a serem realizados. Somente depois de entender todos os pontos importantes relacionados à sua saúde é que a definição do melhor tipo de tratamento poderá ser feita.

Cada cliente apresenta suas particularidades, já teve alguns precedentes — que podem impedir ou não determinado tratamento —, além de exigir cuidados específicos por parte do profissional de estética. Devido a todos esses contextos é que a ficha de anamnese de estética se torna importante em uma clínica, para que o objetivo dele seja alcançado por meio do caminho mais adequado.

Existem dois tipos de fichas de anamnese, que explicaremos a seguir.

1.1. Anamnese livre

Nesse tipo de anamnese, a ficha não contém nenhuma informação ou direcionamento. A partir daí, o cliente vai contando os seus precedentes, relatando quais problemas relacionados à pele já exigiram cuidados mais específicos e quais tratamentos já foram feitos por ele relacionados à estética. A partir dessas informações, o profissional vai anotando os principais dados para, posteriormente, conferir o tratamento.

1.2. Anamnese dirigida

Pode ser considerada o tipo mais adequado e um dos meios mais utilizados pelo profissional. Aqui, as perguntas já estão formuladas — abertas ou fechadas —, em que, como o próprio nome já diz, as perguntas são direcionadas para o cliente de acordo com um “roteiro”.

2. Quais as vantagens de fazer uma ficha de anamnese de estética?

Um profissional de estética que se preocupa em fazer uma ficha de anamnese cautelosa usufrui de vantagens significativas que surtirão efeitos na satisfação do seu cliente e no sucesso dos procedimentos. Confira algumas delas!

2.1. Aproximação com o cliente

Inicialmente, contar com um bate-papo com aquela pessoa que confiou em você os seus serviços já é um passo importante, pois demonstra preocupação de sua parte como profissional, além de contribuir com uma aproximação com aquela pessoa. Esse relacionamento é essencial, pois gera confiança e responsabilidade de ambas as partes.

Assim, haverá a oportunidade de caracterizar quais são as responsabilidades do esteticista e do cliente, além de ser uma chance para estabelecer um relacionamento mais próximo — que, futuramente, poderá resultar em novos serviços.

2.2. Entendimento sobre os hábitos do cliente

Por meio da ficha de anamnese, o profissional entenderá quais são os principais hábitos do cliente, ficará por dentro da sua alimentação, além de compreender se ele faz o uso de algum medicamento que possa comprometer o sucesso do tratamento ou prejudicar a sua saúde caso haja o procedimento.

Como cada pessoa tem características únicas, essa compreensão faz toda a diferença para oferecer uma atuação customizada.

2.3. Diagnóstico seguro

Mais que garantir o sucesso do procedimento estético feito no cliente, é preciso apresentar um diagnóstico seguro de que aquela ação não o comprometerá. Nesse caso, a ficha de anamnese é especialmente importante.

Isso se deve ao fato de o profissional ter a oportunidade de entender se existem contraindicações, trazendo mais credibilidade aos métodos adotados.

2.4. Sucesso para a sua clínica

A realização de “estudo” prévio contribuirá para que o cliente se sinta muito satisfeito com os resultados. Com isso, passará a ser um propagador de seus serviços e oferecerá a oportunidade de atrair novas pessoas para a sua clínica.

Certamente, você já ouviu falar sobre o quanto o marketing boca a boca é poderoso para qualquer negócio, inclusive uma clínica de estética, não é mesmo? Por meio dele, é possível potencializar suas outras estratégias, como promoções, publicação de conteúdos nas redes sociais, divulgação espontânea, além de contribuir para a segmentação de clientes (consumidores que chegaram por meio de suas ações ou os que vieram por indicação, por exemplo).

3. Quais os riscos de não fazer uma boa ficha de anamnese?

Ao conhecer os benefícios desse “questionário”, é possível compreender qual é a importância dessa ficha. Ela é, afinal, uma “ponte” que conecta o profissional e a clínica de estética ao cliente. Ela revela tudo o que é preciso saber para que o tratamento possa ser realizado e, portanto, é indispensável.

Deixar de fazer esse questionário ou elaborá-lo de maneira incorreta pode trazer diversas consequências. Para identificar, de vez, a importância desse elemento, veja quais são os riscos de não executá-lo corretamente.

3.1. Falta de personalização

Alguém que procura um procedimento estético busca se sentir melhor consigo ou mesmo resolver um problema. Por isso, um dos piores erros é tratar a pessoa como apenas mais um número. Sem uma ficha completa, o contato se perde e a personalização fica impossível, o que prejudica a experiência.

3.2. Impactos na segurança

Mais que uma questão de comunicação e satisfação, a ficha de anamnese tem a ver com a segurança. Desconsiderar problemas de saúde, procedimentos prévios ou a interação medicamentosa é muito perigoso. Sem esses dados, o diagnóstico não é tão preciso e tanto o cliente quanto o profissional ficam em risco.

3.3. Dificuldade no acompanhamento

Entre a primeira consulta e a realização do procedimento, pode não ser tão difícil se lembrar de dados importantes. No entanto, depois de alguns meses, o processo fica complexo. Sem a ficha completa, há muitos obstáculos para o acompanhamento, o que atrapalha a satisfação.

4. Qual o passo a passo para fazer uma ficha de anamnese?

Para elaborar uma ficha de anamnese de maneira eficaz, é preciso tomar alguns cuidados e seguir um passo a passo específico. A seguir, selecionamos as principais dicas para que essa etapa do tratamento estético seja eficaz e você possa obter os melhores resultados com o cliente. Confira abaixo.

4.1. Faça perguntas básicas

A ficha de anamnese deve ser iniciada a partir de perguntas básicas, que vão conferir uma espécie de introdução para as informações. Nesse caso, identifique quem é aquele cliente:

Nome, endereço, idade, sexo, telefone, profissão, nacionalidade, local de trabalho, entre outros elementos, são essenciais.

Assim, sempre que precisar consultar aqueles dados, não haverá dúvidas sobre a quem pertencem as informações apresentadas. Também é interessante questionar de onde a pessoa conheceu a clínica, se foi alguma indicação e quais são seus principais objetivos e queixas que levaram a procurar aqueles serviços. Diante disso, podem-se cumprir as expectativas desejadas.

No entanto, para que a conversa durante o preenchimento da ficha de anamnese seja mais objetiva e vá direto ao ponto, o indicado é que essas informações sejam fornecidas na recepção.

4.2. Passos anteriores ao exame

É fundamental que o profissional escolha um local que seja adequado para o procedimento. Necessita-se que ele seja privado — naturalmente, na sala onde ocorrem os atendimentos convencionais que exigem mais privacidade —, além de pedir a outros colaboradores da clínica que não interrompam a conversa.

Entre as etapas da ficha de anamnese de estética, o esteticista deve realizar apalpações, contatos visuais, além de procurar sinais e manchas por todo o corpo. Por essa razão, todo o procedimento precisa de cautela por parte do profissional e de paciência do cliente.

Antes de iniciar as etapas da ficha, explique detalhadamente para aquela pessoa o motivo de fazer a ficha de anamnese, qual é a sua importância e como será a elaboração daquele material. Explique, também, que é necessário que ele seja sincero em suas respostas para que o sucesso do tratamento e a garantia de que tudo ocorrerá bem para a sua saúde.

4.3. Deixe o cliente à vontade

Para ter sucesso, é preciso que o cliente esteja à vontade e confie em você para que todos os questionamentos sejam esclarecidos. Para começar, não seja formal demais. É essencial conservar certa formalidade para o sucesso e a credibilidade de sua clínica. Porém, caso seja exagerado, fará com que a pessoa tenha certo receio em esclarecer todas as dúvidas necessárias.

Comece a conversa sem, necessariamente, ir direto ao ponto, utilizando de um rapport — técnica de criar relação — mais descontraído e confortável para aquele cliente. No entanto, é preciso entender os diferentes tipos de pessoas. Há aquelas mais fechadas que querem somente responder às suas perguntas essenciais.

Respeite o espaço e estabeleça o contato de acordo com o perfil. Também não entre em assuntos polêmicos que possa criar antipatia por parte do cliente, pois o efeito será o contrário. Após essa introdução, a ficha de anamnese será preenchida de maneira mais adequada.

4.4 Entenda os hábitos diários do cliente

Ao registrar todos os dados iniciais, chegou o momento de perguntar sobre os hábitos diários realizados por aquele cliente. Esse questionamento é primordial para qualquer tratamento que envolva a saúde de alguém, pois determinadas ações, vícios ou consumos influenciarão os procedimentos a serem realizados.

Também busque entender sobre quais foram os últimos tratamentos estéticos feitos por aquela pessoa — caso tenham ocorrido —, com qual profissional e se houve o uso de algum tipo de medicamento, complicações pós-procedimento etc.

Questione, ainda, sobre os produtos cosméticos utilizados, quais foram as interações ruins com determinadas substâncias que o cliente já teve ao longo da vida, quais causaram alergia e se há alguma contraindicação.

Esse questionamento é essencial devido ao fato de que alguns produtos não poderem ser utilizados com outros por causarem complicações e efeitos colaterais. Assim, o profissional poderá delimitar o uso de substâncias específicas para que não causem prejuízos.

4.5. Saiba sobre os cuidados do cliente com a pele

Busque entender quais são os cuidados que aquela pessoa tem com a pele. O uso do protetor solar, por exemplo, é um dado essencial para o profissional de estética. Além disso, é preciso saber como é a sua exposição ao sol. Alguns clientes estão em constante contato, enquanto outros ficam em ambientes externos apenas em horários específicos e que oferecem menores danos.

Tais informações são necessárias devido a alguns tipos de tratamentos impedirem a exposição ao sol, recomendando ao cliente cautela e explicando o porquê desse tipo de contraindicação.

4.6. Pergunte sobre o consumo de tabaco e bebidas alcoólicas

Muitos profissionais deixam passar essas informações, mas elas influenciam na saúde da pele e precisam do entendimento para que o tratamento obtenha sucesso. Clientes que têm o hábito de fumar em excesso, geralmente, apresentam uma pele que exige cuidados especiais, principalmente por ficar desvitalizada e com ausência de oxigênio.

Além disso, a cicatrização pode ser mais lenta, fazendo com que o profissional pense em um tratamento que atenda e essas particularidades. Em relação ao álcool, a pele também fica desvitalizada, além de estar mais desidratada devido ao consumo.

4.7. Organize seus dados

Há muita informação coletada, concorda? Portanto, todos esses dados exigem uma organização máxima por parte do profissional. Ter tudo isso registrado de maneira padronizada vai permitir com que o diagnóstico seja mais preciso e, consequentemente, você sentirá esses resultados caso opte por fazer uma pesquisa de satisfação em seu negócio.

Por meio de todas as informações bem-dispostas, o profissional conseguirá casar especificidades e entender quais são as chances de ocorrer alguma contraindicação, quais os produtos devem ser realizados, se aquele tratamento é viável ou não, entre outros pontos importantes.

Por essa razão, oriente os seus profissionais que coletarão dados mais informacionais em relação aos contatos do cliente para que entendam de maneira exata a padronização da organização. Assim, não ocorrerá nenhum desentendimento em relação às informações.

4.8. Faça inspeção visual

Após ter uma base de dados bem organizada para consultar sempre que necessário as informações de seu cliente, é preciso entender quais são os aspectos práticos para a elaboração de uma ficha de anamnese. Para isso, o ideal é que seja feito inicialmente a inspeção visual. Por meio dela, o profissional identificará, a partir de uma avaliação mais aprofundada, quais são as condições da pele dele naquele instante da consulta, as possíveis queixas e os caminhos a serem seguidos.

É a partir dessa inspeção que o profissional poderá entender se existem manchas na pele do cliente, quais as causas, quais as pintas mais presentes, estrias, enfim: informações completas sobre as suas condições.

Sendo assim, terá aparato suficiente para as melhores indicações, entenderá toda a ficha prévia daquela pessoa, assim como terá condições para avaliar a evolução do quadro daquele cliente.

4.9. Faça registros fotográficos

De nada adianta entender todos os aspectos sobre aquele cliente se a evolução de suas condições não for bem estudada. Para isso, o indicado é que faça registros fotográficos para que tenha um aparato imagético mais bem elaborado. Sendo assim, certifique-se de que as condições de luminosidade da sala estão de acordo para uma foto em que todas as características possam ser observadas, assim como adquira um aparelho de qualidade, seja celular, seja câmera fotográfica.

Isso fará com que você disponha de materiais para de exemplos a outros clientes que vão à sua clínica — desde que tenha autorização daquela pessoa que servirá de “case”. Como vantagem, outras pessoas poderão analisar de maneira mais prática a partir de situações reais o que o profissional estiver explicando.

5. Quais erros evitar na elaboração dessa ficha?

Até aqui, você já sabe o que fazer para criar uma ficha de anamnese completa. No entanto, também é preciso ficar de olho em certas questões que prejudicam a realização dessa tarefa. Os erros podem atrapalhar todo o processo e, assim, fazem com que a clínica, o profissional e o cliente sejam prejudicados.

O melhor caminho para evitar essas situações é ao conhecê-las. Por isso, veja em quais falhas ficar de olho.

5.1. Excesso de informações

É bem verdade que é necessário fazer um levantamento aprofundado de informações sobre quem vai se submeter ao procedimento, seus hábitos e suas características. No entanto, isso não deve significar uma ficha excessivamente extensa.

Exagerar no volume de dados coletados torna o processo menos eficiente e pode, até mesmo, causar insatisfação na pessoa que se consulta. Além de ser cansativo, pode soar invasivo. Um volume muito grande de conhecimento faz, ainda, com que as informações importantes se percam. Por isso, é preciso criar um questionário que vá direto ao ponto.

5.2. Não dar atenção genuína

A elaboração da ficha de anamnese vai muito além de coletar respostas para certas questões. É essencial entender a perspectiva da pessoa, quais são suas características e do que ele, realmente, precisa. Por isso, é um erro grave querer apenas chegar à última pergunta.

Sem demonstrar interesse genuíno, perdem-se oportunidades de se aprofundar em uma questão que, mais à frente, será importante. Nem tudo é contemplado nas perguntas — há muita coisa a ser explorada a partir da resposta dos indivíduos.

5.3. Não fazer uma revisão

Depois de completar todo o processo, é indispensável fazer uma revisão rápida sobre tudo o que foi registrado. Ao ignorar esse procedimento, há maiores chances de erros ou mesmo de perder elementos importantes.

É nesse momento em que o cliente pode acrescentar algo ou desfazer algum mal-entendido. Sem essa confirmação final, a confiabilidade das informações pode não ser 100%.

6. Qual é o papel da tecnologia nessa etapa?

Hoje, existem ferramentas que auxiliam no dia a dia de qualquer profissional. Em uma clínica de estética, isso não é diferente. Desde a sua gestão até a organização de informações sobre seus clientes, existe a possibilidade de automatizar processos e reunir dados para que a tomada de decisão em seu negócio seja mais certeira. O melhor de tudo é que essa alternativa também se estende à realização da ficha de anamnese.

O uso de um bom software é crucial para agilizar o processo, garantir produtividade e registrar as informações de maneira organizada. Com isso, a consulta aos dados é favorecida.

Por outro lado, ignorar o potencial dessa ferramenta pode colocar a sua clínica em desvantagem em relação aos competidores. Afinal, os clientes buscam praticidade, eficiência e uma boa experiência. Sem a tecnologia, o seu negócio sai atrás de quem utiliza essa ferramenta.

Além disso, a falta de tecnologia pode levar à perda de informações importantes e até a perda de tempo. Sem produtividade e com menos resultados, todos os processos são comprometidos. Como esse é o pontapé inicial de um bom atendimento, vale a pena investir em uma solução do tipo.

7. Como a Belle Software contribuirá para uma ficha de anamnese de sucesso?

Você já entendeu o potencial da tecnologia, mas também é essencial escolhê-la corretamente. Nesse sentido, a Belle Software é uma alternativa com tudo o que é necessário para o bom funcionamento da clínica — inclusive, no momento de entrevista inicial com o cliente.

A seguir, explicaremos como o software poderá contribuir para que a ficha de anamnese seja elaborada de forma mais eficiente. Confira!

7.1. Avaliação estética em seus clientes

Conforme abordado, a ficha de anamnese tem como um de seus principais objetivos entender quais são as características daquele cliente, quais são seus hábitos e o que poderá contribuir para o tratamento ou funcionar como uma contraindicação para determinados casos.

Por essa razão, é preciso que todos os dados estejam bem organizados para que as informações sejam cruzadas de maneira a definir os melhores procedimentos, assim como indicar uma avaliação estética mais aprofundada e de acordo com o perfil daquela pessoa.

Nesse sentido, um software contribuirá para a reunião das informações em um único local, assim como permitirá ao profissional consultá-las sempre que necessário. Como consequência positiva, o cliente receberá o tratamento adequado para o problema apresentado, aumentando as chances do tratamento realizado.

Conforme explicamos, uma das melhores estratégias de divulgação em uma clínica de estética é o fato de deixar o cliente satisfeito para que haja a promoção boca a boca. Ou seja, uma avaliação de estética que esteja de acordo com aquele quadro e que resulte em um procedimento bem realizado permitirá uma divulgação ampla por parte de seu público.

7.2. Ficha de anamnese personalizada

Embora a ficha de anamnese siga um padrão, é preciso que ela seja personalizada, tanto com as informações de seus clientes quanto com os dados de sua clínica. Oferecer um bom atendimento é também apresentar condições que façam seu cliente se sentir único.

Basicamente, isso gera a percepção que determinado serviço foi feito pensando especialmente em seus problemas e em resolver as suas principais questões. Então, haverá uma empatia maior entre cliente e profissional, um diálogo mais amigável entre as partes e um relacionamento melhor.

Novamente, essa estratégia vai servir como uma ação de fidelização, melhorando os resultados do seu negócio.

7.3. Histórico de fotos

Lembra-se de que mencionamos sobre a importância de entender a evolução do quadro de um cliente? Isso só é possível por meio do armazenamento adequado de todos os dados referentes àquele tratamento. Os registros fotográficos, além de permitirem uma avaliação mais detalhada, servirão para uma comparação do antes e depois de todos os procedimentos realizados.

É preciso, assim como qualquer outro aspecto relacionado àquele cliente, que tudo seja organizado para que o profissional encontre os itens sempre que for necessário. Um software permitirá esse armazenamento, que fará com que a pessoa acompanhe toda a evolução, além de oferecer um aparato para futuras explicações a outros clientes que procurarem por algum tratamento.

7.4. Garantia de que todas as informações foram coletadas

O movimento de uma clínica de estética de sucesso é intenso, com muitos clientes a serem atendidos ao longo do dia e muitos dados absorvidos pelo profissional. Dessa forma, caso ele não tenha um auxílio para que todas as perguntas importantes sejam feitas, existirá um risco de alguma informação importante passar despercebida.

Ao contar com um software de gestão para clínicas de estética, o questionário, além de estar personalizado com as informações do cliente e do negócio, também trará como benefício o não esquecimento de assuntos que sejam relevantes. Assim, padroniza-se o procedimento e aumentam-se as chances de sucesso do tratamento.

7.5. Aumento da produtividade

A partir de um momento que se adquire um software para auxiliar na gestão de sua clínica, haverá ganhos não apenas na elaboração da ficha de anamnese, como também para o aumento da produtividade dos colaboradores como um todo. As tarefas manuais e repetitivas, por exemplo, poderão ser automatizadas, contribuindo para que haja um melhor aproveitamento do capital humano.

Trazendo para o assunto de nosso artigo, informações necessárias para uma ficha de que tenha todas as informações precisas já estarão previamente padronizadas, permitindo ao profissional uma conversa mais humanizada com o seu cliente.

8. Como escolher um software para a sua clínica?

Como você pôde perceber, um software para clínica de estética contribui para várias atividades de seu negócio, desde melhorar o relacionamento com o seu cliente até organizar informações e melhorar a produtividade dos funcionários. No entanto, é preciso entender alguns pontos importantes para que escolha a melhor ferramenta e que atenderá às suas expectativas.

Inicialmente, é necessário avaliar quais são as necessidades da sua clínica. Dessa forma, será possível buscar por aquele software que possa suprir os gargalos do dia a dia e contribuir para resultados mais efetivos. Além disso, pesquise por empresas que estejam no mercado e que tenham tradição junto a outras clínicas. Busque por aquela com melhor reputação e que ofereça um produto de qualidade e que seja de fácil manuseio.

Por fim, é preciso avaliar o custo-benefício e entender se aquele software realmente trará ganhos para a sua clínica, além de solicitar uma demonstração gratuita da solução. Assim, você e sua equipe poderão avaliar as particularidades da ferramenta, entender se os funcionários se adaptarão às funcionalidades e conferir se a realidade de seu negócio pede um software como aquele.

Seguindo essas dicas apresentadas, as chances de optar por uma ferramenta que vá contribuir para os resultados de sua clínica aumentam consideravelmente, o que permitirá a elaboração de uma ficha de anamnese que leve a um tratamento adequado aos seus clientes.

Neste conteúdo, apresentamos o que é uma ficha de anamnese, quais as suas vantagens, um passo a passo completo para que ele seja realizado, além de explicarmos como um software de gestão contribui para o sucesso dessa etapa de seus procedimentos. A partir dessas informações, será possível auxiliar da melhor maneira para que seus clientes tenham sucesso naquele tratamento, o que aumentará a procura pelos serviços de sua clínica e, automaticamente, melhorará os resultados.

Já que a tecnologia é tão importante na gestão da clínica, descubra o que é e quais são as vantagens da assinatura eletrônica e digitalize seus processos!