Gestão de agenda: como melhorar a da sua clínica de estética

   Com certeza, em determinado momento da vida, algum cliente já esteve impaciente na sala de espera em uma clínica de estética, esperando sua vez de ser atendido, mesmo tendo horário marcado. Isso pode ser resultado de uma gestão de agenda ineficiente, que faz com que o cliente sinta que está perdendo tempo e diminui sua satisfação com o serviço, afinal, se ele tinha horário agendado, deveria ter sido atendido conforme o planejado.

   A verdade é que esse transtorno pode ser evitado, fazendo com que o cliente fique mais satisfeito e a clínica consiga realizar os atendimentos dentro do previsto. Para melhorar a gestão da sua agenda, leia nosso artigo e confira algumas dicas do que pode ser feito!

Otimize os espaços e recursos para melhor gestão de agenda

   Pode parecer besteira, mas deixar os materiais na sala onde serão usados faz com que se economize o tempo que seria gasto para buscá-los em outro local.

   Com isso, os atendimentos passam a ser mais rápidos e os atrasos diminuem, aumentando as chances de que a agenda seja cumprida.

Organize-se para atender às demandas

   É sabido que em algumas épocas do ano, como no outono e inverno, a busca pelos tratamentos estéticos tende a aumentar, uma vez que a pele não está tão bronzeada e as clientes desejam estar lindas para o verão.

   Para dar conta desse aumento, pode ser preciso contratar mais profissionais ou, então, ampliar o horário de atendimento.

Tenha uma boa escala de horário para trabalho em equipe

   É preciso que os funcionários tenham seus horários de intervalos bem planejados para que não conflite com a agenda de atendimento. Imagine se no horário de almoço, existem duas clientes agendadas. Pode acontecer delas terem que aguardar uma hora para o atendimento e, provavelmente, o restante das clientes também sofrerão com esse atraso.

   Programe a agenda não pensando apenas nos clientes, mas também nos horários dos profissionais.

Melhore a gestão de agenda com o uso de softwares específicos

   Anotar tudo na agenda de papel já não é nem um pouco eficiente porque dificulta a visualização e, em alguns casos, o leitor pode ter problemas para entender o que está escrito, é totalmente contra a prática de gestão de agenda. O uso de softwares específicos para esse fim é fundamental, pois podem ser parametrizados, ajudando na organização e agilizando os agendamentos.

   É possível programar a duração de cada procedimento e a sala em que será realizado. Assim, ao fazer o agendamento, o sistema já reconhece essas informações e evita o conflito de horários e espaço.

   Se precisar fazer alguns bloqueios na agenda, isso também é possível, prevenindo erros humanos em feriados ou datas onde a equipe pode estar reduzida.

Confirme os agendamentos

   É comum que, quando os tratamentos forem agendados com muita antecedência, os clientes se esqueçam deles, por isso, é sempre bom confirmar para não ficar com um horário ocioso na agenda. Isso pode ser feito através de ligações ou então com o envio de SMS, sendo que alguns softwares fazem isso automaticamente e facilitam o trabalho.

   Adotando essas medidas, a gestão de agendas passa a ser mais eficaz, diminuindo os horários ociosos e evitando que os atendimentos atrasem. Mas, para que tudo isso possa funcionar bem, será fundamental o empenho de toda a equipe.

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