Como organizar a agenda da Clínica de Estética

Uma das coisas mais importantes para uma empresa, sobretudo para uma clínica, é a organização. É preciso controlar os agendamentos, o tempo de cada consulta, a frequência com que os clientes procuram os seus serviços, o fluxo de caixa e muito mais. Para isso, é importante que a agenda seja tratada com disciplina, para garantir um bom atendimento e evitar problemas.

Alguns sistemas específico podem auxiliar o gestor nessa tarefa. Um software para clínica de estética que tenha sido desenhado a partir das necessidades do seu empreendimento pode ser a solução. Mas para garantir que você consiga controlar bem o seu fluxo de trabalho e gerir o negócio de forma eficiente, listamos algumas dicas simples de como organizar uma agenda de clientes. Confira!

Mantenha todos os dados em apenas um software

Com tantos recursos para agendar compromissos, como a agenda física e a agenda virtual, o mais provável é que a organização fique prejudicada. Por isso é importante ter um sistema centralizado, que torne possível ter uma visão global de todos os compromissos e agendamentos.

A escolha de um software específico para isso é essencial, pois fará com que você consiga monitorar os dados que estiverem inseridos nele. Por exemplo, estabelecer a quantidade de vezes em que um atendimento pode ser dividido no cartão de crédito depende de um exame muito atento das finanças. Se tudo estiver em um só lugar, será mais fácil para você, não é mesmo?

Conheça bem os clientes para fazer os agendamentos

Uma das melhores dicas para quem tem um negócio é conhecer bem os clientes, seu perfil, seus hábitos e costumes. Na hora de agendar um serviço, esse conhecimento faz toda a diferença.

Há clientes que demandam mais tempo, exigem maior atenção, querem estabelecer uma relação mais aproximada com o atendente. Já outros são mais práticos, não têm muito tempo para conversas e preferem ser atendidos rapidamente.

Note que, nesses dois casos, já é possível organizar a agenda de acordo com os dois perfis indicados. É uma forma de minimizar os atrasos e de garantir que todos sejam bem atendidos.

Atualize os dados com periodicidade

De nada adianta ter uma agenda se ela não for constantemente atualizada. Por isso, fique atento e confirme todas as atualizações e mudanças. O cliente cancelou ou trocou de horário? O primeiro passo é fazer a atualização no sistema para não correr o risco de atrapalhar todo o cronograma do dia.

É importante, também, manter os dados dos clientes sempre atualizados. Você pode fazer isso quando eles entrarem em contato para um novo agendamento. Aproveite o momento para confirmar os meios de contato, como telefone e e-mail e questionar com o cliente por qual meio ele prefere ser contatado.

Coletar dados incorretos pode trazer muitos problemas, por isso, certifique-se de preencher as informações com cuidado. Com um cadastro completo e atualizado constantemente, você não será pego desprevenido caso precise remarcar algum serviço.

Calcule o tempo de cada serviço

Outro ponto importante para evitar atrasos é ter, calculado, o tempo dos serviços oferecidos pela clínica. Faça uma lista com todos os procedimentos e qual a duração de cada um e tenha isso em mente quando for fazer novos agendamentos.

Ter muitos atendimentos em um dia é excelente, mas você não quer que a sala de espera vire um caos porque disponibilizou apenas 30 minutos para um procedimento que demora em média uma hora, não é mesmo? Por isso, é importante ter bom senso para evitar atrasar toda a agenda do dia ou deixar os profissionais ociosos por muito tempo.

Estabeleça um intervalo de segurança entre os atendimentos

Outra falha comum nas clínicas de estética é a sobreposição de horários. Quando agendamos os atendimentos todos em seguida, sem uma margem de segurança, existe um maior risco de atrasos, o que gera uma maior insatisfação com o tempo de espera.

Para evitar esse problema, o ideal é que as consultas sejam agendadas com pequenos intervalos de 10 minutos entre elas, assim, é possível organizar a sala após o atendimento, higienizar os materiais necessários e garantir que tudo esteja pronto para o próximo cliente agendado.

Alterne primeiro agendamento e agendamento de rotina

Por meio do software de gestão, você consegue ter uma visão clara dos atendimentos que foram marcados e pode estabelecer alguns critérios que facilitem a organização.

Por exemplo, o primeiro atendimento de um cliente merece um tempo maior de sua agenda, pois, como vocês ainda não se conhecem, pode ser um momento de apresentação do seu trabalho e, principalmente, de colher os primeiros dados.

No primeiro agendamento é o momento de criar a ficha do cliente e de anotar todas as informações relevantes sobre ele. Procure separar um tempo maior para isso!

Confirme presença antes do atendimento

No dia anterior ao atendimento, vale a pena confirmar se o cliente realmente vai comparecer. Parece desnecessário, sobretudo se foi o cliente mesmo quem solicitou o agendamento, mas existe a possibilidade de acontecer algum imprevisto ou pode ser que ele não esteja se lembrando que havia marcado a consulta.

Uma forma de confirmar o atendimento de maneira prática é a partir do software, que, quando programado, envia mensagens aos clientes marcados para fazer a confirmação. Prático, não?

Distribua as tarefas corretamente

É importante que os profissionais estejam 100% focados nos atendimentos e não precisem realizar atividades que extrapolam as questões clínicas, como questões administrativas, compra de materiais ou venda de pacotes.

Na recepção, o ideal é que poucas pessoas tenham acesso à agenda de atendimentos e que a equipe esteja alinhada e os dados estejam em uma plataforma digital. Assim, todos os recepcionistas terão ciência caso ocorra alguma alteração de horário.

Distribuindo bem as funções, você garante uma equipe alinhada, focada e mais produtiva e conseguirá atender os clientes com eficiência e sem atrasos.

Realize treinamentos para alinhar a equipe

É preciso que a pontualidade seja um dos principais valores da clínica, e para que os atendimentos funcionem pontualmente, é preciso mais do que a organização da agenda.

Além da recepção, a equipe de limpeza e os esteticistas também precisam mudar alguns hábitos que podem atrapalhar o andamento do negócio.

É importante, portanto, treinar a equipe constantemente para que todas as informações estejam alinhadas entre ela. Assim, os profissionais estarão mais seguros para agir com autonomia e passar as informações necessárias aos clientes, agilizando todo o processo e dando mais credibilidade à clínica de estética.

Saber como organizar uma agenda de clientes funcional na clínica de estética ajuda você a criar um público fiel e prestar um atendimento personalizado. Na hora de marcar os atendimentos, considere utilizar um software próprio para esse segmento, assim, fica ainda mais fácil manter as informações a mão e garantir que nenhum erro aconteça.

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