Padronização de Processos: 7 benefícios para uma clínica de estética

Agora que você realizou seu sonho e inaugurou sua própria clínica de estética é preciso implantar a padronização de processos, talvez já tenha tido tempo para perceber que apenas bom atendimento, produtos de qualidade e técnicas inovadoras não bastam para fidelizar os clientes.

Falhas no agendamento ou nas cobranças são alguns dos pontos que fazem com que o cliente não procure mais pelos seus serviços.

Acredite, a chave para resolver essas questões é a padronização de processos. Ela engloba desde o primeiro atendimento prestado na recepção, passando por cobranças, emissão de notas e outros controles.

Talvez seja exatamente o que seu empreendimento está precisando. Quer saber mais? Então descubra neste post os sete benefícios que a padronização proporcionará para sua clínica de estética.

A padronização de processos

A padronização de processos nada mais é do que um sistema de trabalho que visa organizar e normatizar as atividades de uma empresa. Ela é a responsável pela organização do fluxo de trabalho, o que, por consequência, aumenta a produtividade e os lucros.

Especialmente pela rotatividade de recepcionistas em clínicas de estética, acaba sendo comum que cada funcionária desenvolva uma forma de atendimento. E para mostrar aos clientes o alto padrão dos seus serviços, o ideal é que todas tenham não só a mesma postura, mas também a mesma forma de trabalhar com agendamentos, cobranças e demais rotinas.

Com a padronização, todos os funcionários falarão a mesma língua. No entanto não só no atendimento ela deve ser implantada. Todos os setores da empresa, como financeiro, controle de estoques e departamento pessoal, podem e devem seguir um padrão na execução das atividades.

Os principais motivos para padronizar os processos de uma empresa

Os motivos são inúmeros e muitos deles valem como verdadeiros incentivos para que todo empresário se conscientize da importância de padronizar os processos de sua empresa. Certamente, os maiores de todos são: prestar o melhor atendimento ao cliente e contribuir para o crescimento da empresa. Mas também podemos citar:

• melhora na execução das atividades;
• aumento na qualidade dos serviços e dos produtos oferecidos;
• melhora na visualização dos processos, antecipando possíveis falhas;
• solução dos problemas de forma mais rápida e eficiente.

O mais importante — e que merece todo destaque — é o fato de que com menos falhas, maior será a satisfação do cliente, mais vezes ele retornará e maiores serão as chances de ele indicar sua clínica para outras pessoas.

Os sete benefícios da padronização de processos

O principal foco com a padronização acaba sendo a melhora no atendimento. Vale destacar, no entanto, que junto a ela todos os outros setores da sua empresa se beneficiarão. Acompanhe a seguir o que será afetado de forma positiva com essa mudança.

1. Melhora na utilização dos recursos

Tendo uma melhor visualização dfe todos os processos e atividades, tanto os recursos materiais quanto os humanos serão melhor aproveitados.

2. Aumento na produtividade da equipe

Com as etapas mais definidas, dúvidas sobre a execução das atividades tendem a não existir mais. Assim, a equipe estará alinhada e a produtividade automaticamente aumentará.

3. Diminuição de gastos e perdas

Seja evitando compras desnecessárias ou pela perda de atendimento por não saber qual funcionário está disponível, a visão globalizada dos processos resultantes da padronização ajudará na redução de gastos e perdas.

4. Economia de tempo e agilidade no atendimento

Com os funcionários treinados e utilizando ferramentas adequadas para a execução dos serviços e do atendimento, tudo fluirá com mais rapidez e qualidade.

5. Melhora no treinamento dos funcionários

O crescimento das atividades de sua clínica acarretará necessidade de contratar novos funcionários. Por conta da padronização e da utilização de softwares adequados, o treinamento dos novos funcionários será mais fácil e rápido.

6. Utilização de novas tecnologias

Hoje em dia, todos estão conectados. Dar aos seus clientes a comodidade de receber uma mensagem de texto, um e-mail ou outra forma de contato informando os horários agendados ou os novos serviços é um diferencial que fará sua clínica sair na frente dos concorrentes.

7. Aumento na produtividade e nos lucros

Com todos os pontos citados acima funcionando perfeitamente, a tendência é somente uma: crescimento no número de clientes satisfeitos e, consequentemente, da sua empresa.

O início da padronização

Agora que você já entendeu a importância de padronizar as atividades de sua clínica de estética, ficou em dúvida de como fazer a implantação? Então acompanhe as dicas a seguir!

Mapeie os serviços

Em primeiro lugar, é preciso mapear todos os processos presentes no seu negócio. Recepção, agendamentos, reserva de horários com o profissional da preferência, cobranças, controle do estoque de produtos. Enfim, tudo o que faz parte do dia a dia e é necessário para o bom andamento dos serviços deve ser colocado no papel.

Comunique os funcionários

Conversar com os funcionários sobre as mudanças é fundamental. Afinal, são eles que aplicarão as padronizações na maior parte do tempo.

É importante frisar para a equipe que a implantação da padronização não tem por objetivo restringir o trabalho deles nem a criatividade. Caso eles tenham alguma sugestão de melhoria que mereça ser aplicada, esse é o momento para que ela entre no mapeamento de processos e seja implantada.

Implante as mudanças e treine a equipe

Com tudo alinhado e definido, é hora de tirar as ideias do papel e colocá-las em prática. Para isso, você pode usar a tecnologia a seu favor. Sistemas de gestão ERP que têm foco em clínicas estéticas, como a da Belle Software, são ideais para que a padronização tenha sucesso.

Após a instalação dos softwares e das demais ferramentas de padronização, treine a equipe e dê início a essa nova fase do seu empreendimento.

Acompanhe as mudanças

Durante um período, é importante que você acompanhe de perto todas as padronizações e execuções. Por ser uma novidade, talvez ainda sejam necessários alguns ajustes. É necessário alinhar os departamentos e reforçar o treinamento dos funcionários até que tudo caminhe conforme o esperado.

O sistema de gestão ERP

Para que toda padronização funcione perfeitamente, é necessário lançar mão de um sistema de gestão ERP. Em inglês, essa sigla significa Enterprise Resource Planning, ou seja, é o Planejamento dos Recursos da Empresa.

A melhor forma de utilizar esse sistema é adquirindo um específico para sua área de atuação. O software específico ajudará em processos em que é necessário:

• criar um cadastro dos clientes;
• fazer agendamentos;
• sugerir pacotes de serviço de acordo com o perfil de cada um;
• enviar SMS ao cliente;
• emitir contrato conectado ao departamento financeiro;
• controlar a frequência de funcionários;
• controlar fornecedores e produtos;
• informar pagamentos diversos.

Por um único sistema, todas as atividades estarão ligadas e conversando entre si.

Cada vez mais as empresas utilizam sistemas de ERP para a padronização de processos. Não apenas para prestarem um bom atendimento, mas para facilmente resolverem todas as questões do dia a dia. Com isso, as organizações se mantêm atualizadas e competitivas com o mercado.

Quer conhecer mais detalhes sobre o sistema de gestão ERP da Belle Software, desenvolvido especialmente para clínicas e franquias estéticas? Então, entre em contato conosco!