Como oferecer qualidade no atendimento ao cliente no fim de ano?

Oferecer um atendimento personalizado se tornou necessário não apenas na área da saúde, como em todos os segmentos da sociedade que envolvem qualquer tipo de prestação de serviços. As equipes de médicos, enfermeiros, gestores e demais profissionais devem estar sempre preparadas para melhorar a qualidade no atendimento ao cliente, tornando-o mais humano e próximo das necessidades e expectativas que ele apresenta.

As clínicas que ainda insistem no erro em tratar seus clientes apenas como números certamente não terão vida longa. O trabalho por trás da melhora da qualidade do atendimento envolve orientar, saber informar, acompanhar e, especialmente, acolher.

No fim de ano, essa característica deve ser ainda mais levada em consideração. Foi pensando nisso que elaboramos este post, para que você entenda como oferecer qualidade no atendimento ao cliente no fim de ano em sua clínica de estética. Boa leitura!

Treine sua equipe e defina as políticas de atendimento

Inicialmente, é necessário definir as políticas de atendimento de sua clínica. Estabeleça qual o nível de tratamento que todos os seus clientes receberão, colocando essas definições em um documento que deverá ser compartilhado a todos os profissionais — até mesmo aqueles que não têm uma relação direta com o público.

A equipe que recepciona os clientes, por exemplo, por estar na linha de frente desse atendimento, necessita de estar bem preparada para garantir uma ótima primeira impressão. Assim, convoque todos os profissionais para uma conversa aberta sobre os valores e a missão da clínica, além de apresentar quais serão as ações de fim de ano para que haja alinhamento e compromisso com as pessoas.

Equipe qualificada tem a capacidade de promover a melhoria do atendimento, além de garantir a satisfação de todos.

Invista em infraestrutura

A infraestrutura de sua clínica de estética deve sempre refletir os valores estabelecidos na política de atendimento. O espaço em que os clientes estiverem deve ser confortável, organizado e limpo. E, para entrar no clima do fim de ano, por que não investir em uma decoração simples mas que transmitirá uma impressão positiva para as pessoas?

A sala de espera, local onde passam muito tempo, precisa, ainda, estar climatizada, com televisão, revistas atuais e bebedouro — lembre-se de que os finais de ano são responsáveis pelas temperaturas mais quentes em nosso país.

Quando a estrutura do ambiente não condiz com o esforço que a sua equipe está fazendo com o objetivo de atender melhor as pessoas, os clientes notam e podem ficar com uma má impressão do local.

Invista em boas estratégias

É necessário ressaltar que o atendimento ao cliente não é finalizado quando ele sai de sua clínica. Dessa forma, mostre que você se importa com eles, com a recuperação dos procedimentos e acompanhe a evolução por meio do overdelivering. Essa estratégia visa entregar mais do que a pessoa espera, agregando valor aos serviços prestados.

Você pode estabelecer, por exemplo, uma rotina de cuidados que vá oferecer um desconto na próxima consulta, por exemplo, além de e-mails e telefonemas que demonstrem interesse em saber como está a recuperação dos procedimentos, entre outras diversas ações.

Além disso, é possível aproveitar os finais de ano para criar vínculos maiores. Uma ótima dica para isso é enviar cartões de natal em formato físico ou digital desejando felicitações. Como essa atitude cria uma satisfação muito grande nos clientes e gera empatia significativa, eles passam a se identificar melhor com a sua clínica, estabelecendo uma relação de proximidade.

Conheça bem os seus clientes para atendê-los melhor

A sua clínica pode, ainda, modernizar a ficha de cadastro dos clientes visando a melhoria no atendimento. Quando todas as informações passam a ser computadas em um sistema de gestão, é possível conhecê-los mais, entender melhor os hábitos e oferecer, com isso, soluções personalizadas de acordo com o seu perfil.

Vamos supor que vocês têm um cliente com mobilidade reduzida. Dessa forma, a sua equipe estará em alerta no dia da consulta, oferecendo os cuidados necessários que garantirão deslocamento com conforto dentro do espaço. As preferências dos clientes podem revelar pontos importantes que, em um futuro próximo, contribuirão para que o atendimento seja mais específico.

Além disso, conhecer os clientes quer dizer que você terá mais propriedade ao estabelecer vínculos. É necessário ter em mente o perfil de quem frequenta sua clínica para, inclusive, definir a linguagem dos e-mails marketing de final de ano, por exemplo.

Reduza o tempo de espera do atendimento

Independentemente da necessidade de cada cliente, entendemos que ninguém gosta de esperar por muito tempo devido aos compromissos diários. Dessa forma, é extremamente importante que o atendimento seja prestado de maneira atenciosa ao público, em um tempo justo para todos. Assim, a organização da agenda deve considerar o tempo médio dos atendimentos, visando diminuir ao máximo o tempo de espera dos clientes.

Essa redução ainda impacta positivamente na percepção que as pessoas têm acerca dos serviços oferecidos pela sua clínica. Ao serem submetidos a longos períodos de espera, ficam mais estressados, cansados você perde a chance de fidelizá-lo.

Faça pesquisas de satisfação

Adotar o hábito de fazer pesquisas de satisfação de sua clínica é extremamente relevante e tende a melhorar a qualidade no atendimento ao cliente. Peça a avaliação de aspectos específicos, como o atendimento, a marcação de consultas, tempo de espera no qual foi submetido e demais fatores que interfiram na qualidade dos serviços oferecidos.

Essas pesquisas são fáceis de aplicar e aproximam os clientes de seu negócio, reforçando a posição importante que eles ocupam naquele contexto. Utilize bem essas informações, tenha cuidado ao analisar os pontos que exigem melhoria e aqueles que são positivos.

Ao ler este conteúdo, você pôde conhecer alguns pontos importantes para melhorar a qualidade no atendimento ao cliente nos finais de ano. Adotando essas estratégias, você tem a chance de fidelizá-los, tornando-os propagadores naturais de sua marca. Além disso, você agregará valor ao seu negócio, aumentará os pontos de contato com seus clientes e ainda vai antecipar mudanças de comportamento no mercado.

Gostou deste conteúdo? Para entender todos os pontos necessários que você precisa saber para abrir uma clínica de estética, continue no blog e confira nosso e-book sobre o assunto!