6 medidas para reduzir faltas e atrasos dos clientes na clínica

   O cenário é relativamente parecido em todos os casos: o cliente faz avaliação na clínica, define um programa de tratamento, ganha desconto e é realizado o agendamento das sessões. Mas no dia marcado, ele não vem! Gentilmente você remarca e ele novamente falta. Imprevistos existem e quem trabalha com o público externo já tem em mente que deve ter um mínimo de tolerância e flexibilidade nestes acontecimentos, mas podemos ter alternativas para reduzir faltas e atrasos dos clientes na clínica.

Como reduzir faltas e atrasos dos clientes na clínica

Existem algumas maneiras reduzir faltas e atrasos, basta definir algumas medidas simples de gestão. Vamos conhecê-las?

1. Defina regras

   Para que o atendimento seja organizado e com qualidade, é fundamental definir regras tanto para seus clientes quanto para seus funcionários. Como exemplo, podemos citar um prazo de aceitação para faltas e atrasos, bem como, cancelamentos. Caso exista algum desconto, ele pode, por exemplo, sofrer uma diminuição devido à falta sem justificativa. No entanto, é importante deixar isso bem claro para os clientes, para que não ocorram problemas.

2. Analise os motivos das faltas e atrasos

   Faça um levantamento para entender a razão pela qual o cliente está se atrasando ou não comparecendo à clínica. Uma pesquisa rápida com os clientes que atrasarem ou faltarem ajudará nisso. Com base nela, você terá subsídios para definir meios e frequência eficientes para lembrá-lo do compromisso. Sempre surgem imprevistos, mas, na verdade, pode ser que os clientes tenham esquecido a consulta.

3. Mantenha um sistema de agenda inteligente

   Mantenha uma agenda atualizada para ter o controle sobre os compromissos de toda a clínica. Um sistema automatizado instalado e compartilhado entre todos os profissionais dará certo. Isso ajudará você a fazer uma análise mais certeira da situação.

   O sistema pode enviar lembretes por email e sms para lembrar uma hora antes seu cliente de que possui horário agendado.

4. Seja proativo

   Sendo a mais usual, porém, não tão rentável e eficiente, a ligação telefônica é utilizada para lembrar o cliente sobre sua consulta. Esta atitude gera custos e consome o tempo das secretárias. Nestes casos, você pode utilizar também e-mails e SMS. Este último é a forma mais eficaz. Tem baixo custo, não consome o tempo das secretárias, pode ser automatizado e a chance de leitura é alta.

   Utilize telefone, SMS e e-mails em conjunto. Há inúmeras ferramentas para automatizar o processo e facilitar o trabalho dos profissionais. Ferramentas oferecidas pela Belle Software, um sistema de gestão ERP focado em clínicas e franquias estéticas, podem te ajudar nesta tarefa.

5. Cuide do seu cadastro

   Independente de sua escolha para confirmar ou remarcar consultas, é primordial que você mantenha o hábito de atualização do cadastro com seus clientes. Defina um sistema de recompensas para quem mantiver o cadastro atualizado constantemente. Isto pode ser feito por um formulário on-line, onde seus pacientes o preencherão e enviarão. Facilmente, eles perceberão a importância desta rotina.

6. Recompense os clientes que não faltam

   Defina uma maneira cordial de recompensar os clientes que são pontuais no dia e horário marcados, ou que se preocupam em cancelar ou reagendar a consulta com considerável antecedência. Esta atitude agrega valor despertando reconhecimento dos clientes.

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   E você, utiliza outras maneiras para reduzir faltas e atrasos dos clientes na clínica e lembrar seus clientes das consultas agendadas? Como evita as faltas e atrasos? Deixe o seu comentário e compartilhe suas ideias conosco!