Super Dicas de Gestão Financeira para Clínicas de Estética, Dica 4: Contas a Pagar!

Prezado leitor, este é o quarto post de uma série de nove posts com dicas de gestão financeira para clínicas de estética. Desta vez, falaremos sobre o controle de contas a pagar.

Este é outro tema de suma relevância para qualquer empreendimento, pois, gestão de contas a pagar é mais do que programar e pagar contas, e além disso, dívidas bem controladas ajudam a estabilizar e alavancar os negócios.

Sendo assim, podemos dizer que o departamento de contas a pagar é o responsável por todos os compromissos financeiros assumidos pela clínica, e deve zelar para que os pagamentos somente sejam efetuados, após a constatação de que estes são verdadeiros e exatos. É necessário que este controle preveja meios para que se possa estar sempre atento às vantagens financeiras estratégicas em pagar ou postergar determinado compromisso.

Assim, da mesma forma que o controle de contas a receber, é preciso que tenhamos cuidado com os dados que iremos manipular, para que se criem as condições que permitirão gerar indicadores futuros, e subsídios para planejar os pagamentos, de modo que não haja quebras de caixa.

Com isto, para começar façamos uma análise sobre o que é importante registrar no seu controle de contas a pagar. Para isso, vamos observar a imagem a seguir:

Como é possível observar, o lançamento dos dados no contas a pagar é muito parecido com os lançamento do contas a receber.

Assim, vamos analisar as informações mais importantes na hora do lançamento:

a)      Competência: Para começar podemos citar o campo competência, que trata de uma informação muito importante para cálculo do resultado operacional(lucro ou prejuízo), além de outros indicadores financeiros. Competência diz respeito ao mês em que a operação foi realizada. Um pagamento de fatura de telefone, por exemplo, com vencimento no mês de Junho, refere-se aos serviços utilizados no mês de Maio, o mês da competência neste caso, será Maio;

b)      Data de Lançamento: Diz respeito à data em que o registro da conta a pagar foi lançado. Não reflete exatamente quando ocorreu a transação;

c)       Data de Vencimento: É o dado que nos informa qual é a data em que vence o movimento, ou seja, a data limite para pagamento dentro do prazo;

d)      Conta Origem: Quando se trata de contas a pagar, este campo indica de onde será retirado o recurso(valor) para saldar o débito;

e)      Conta Destino: Este campo, ao seu turno, serve para informar qual conta será paga, ou seja, para onde está sendo direcionado o pagamento;

f)       Valor Total: Não há como ter um lançamento de contas a pagar sem um valor a ser pago. Este campo serve para informar o valor do movimento;

g)      Qtde.Parcelas: Em casos de débitos que sejam parcelados, pode-se informar o número de parcelas neste campo;

h)      Valor Parcial e Valor Pago: Em alguns casos, pode acontecer de quitarmos parcialmente uma dívida. É importante que seus controles prevejam como tratar este tipo de pagamento. Imagine que você tenha uma obrigação de R$ 100,00 e deseja adiantar R$ 25,00. Não se trata de parcelar, mas quitar parcialmente um lançamento. O campo valor parcial, neste caso, servirá para informar este adiantamento, e o campo Valor Pago para informar o quanto já foi quitado do montante total;

i)        Tipo de Moeda: É muito importante ter um controle dos tipos de moeda, de forma que se possa saber, quais pagamentos foram feitos com cartão, cheque ou dinheiro, por exemplo.

j)         Controle de recorrências: O controle de recorrências também pode ser importante para os casos em que haja lançamentos repetitivos, ou seja, movimentos que devam ser lançados todos os meses, com ou sem previsão de um fim.

k)      Fornecedor: Outra informação imprescindível para o lançamento de contas a pagar é o nome do fornecedor, pois, caso seja necessário renegociar alguma dívida, o nome do fornecedor estará disponível de forma fácil.

Dependendo das necessidades específicas de cada negócio, os dados citados acima podem variar. Pode ser que alguns sejam desnecessários ou que outros não citados, sejam relevantes. No entanto, em geral, para controle financeiro eficiente, as informações apresentadas costumam ser o suficiente.

Contudo, além de um bom controle no que diz respeito à gestão das informações, nunca será demais alertar para algumas das chamadas boas práticas em gestão de contas a pagar. A seguir, será apresentada uma lista de dicas que ajudarão a manter as contas em dia em sua clínica:

1 – Não faça mais dívidas do que pode pagar: Parece lógico, mas se fosse tão simples, ninguém jamais enfrentaria problemas com o pagamento das dívidas. O segredo é manter os olhos no fluxo de caixa, previsão de recebimento e criar uma margem para não ter surpresas com a inadimplência de seus clientes.

2 – Pague suas contas em dia: Pagar as contas em dia evita gastos desnecessários com multas, juros e outros acréscimos, e isso significa mais dinheiro em caixa.

3 – Cuide do seu caixa: É muito importante sempre manter uma reserva em caixa. Parcelar dívidas nem sempre é ruim. Muitas vezes compensa mais financiar uma dívida a longo prazo e manter seu caixa positivo do que pagar a vista e ficar sem caixa para giro. Negociar com o banco é o caminho.

4 – Registre todas as suas dívidas: É imprescindível manter o registro de todas as suas obrigações para nunca esquecer de honrar com nenhuma delas, além de poder fazer projeções de caixa futuro.

5 – Em caso de dificuldades renegocie: Estar atento às suas receitas, ao seu caixa e é claro, às suas dívidas, ajudará você a detectar antecipadamente possíveis dificuldades financeiras. Se isto vier a ocorrer, tente negociar com seus credores com antecedência, não espere para ver se o seu caixa irá gerar recursos até o vencimento das dívidas. Você terá maior poder de negociação se não estiver com a corda no pescoço.

Este conjunto de dicas ajudarão a ter uma gestão proativa do contas a pagar ao mesmo tempo em que prevê subsídios para a geração de importantes indicadores.

No próximo artigo falaremos do fluxo de caixa, um dos mais importantes termômetros de qualquer negócio. Até lá.