Super Dicas de Gestão Financeira para Clínicas de Estética, Dica 3: Contas a Receber!

Prezado leitor, este é o terceiro post de uma série de nove posts com dicas de gestão financeira para clínicas de estética. Se você está acompanhando esta série, está no caminho certo para implantar um controle operacional e gerencial eficiente das finanças em sua clínica.

Neste post iremos falar sobre o controle de contas a receber. Este tema é bastante importante, pois trata de como você registra e controla suas receitas, ou seja, o provável motivo pelo qual você mantém seu empreendimento.

Para começar precisamos fazer uma análise sobre o que é importante registrar no seu controle de contas a receber. Para isso, vamos analisar a imagem a seguir:

Como podemos observar, registrar suas contas a receber vai além de guardar o nome da conta origem da receita, indicar uma conta de destino para o movimento e o valor. Há todo um conjunto de dados a serem controlados, tanto de interesse operacional quanto de interesse gerencial.

Vamos analisar os dados mais importantes:

a)      Competência: Para começar podemos citar o campo competência, que trata de uma informação muito importante para cálculo do faturamento e consequentemente, do resultado operacional(lucro ou prejuízo), além de outros indicadores financeiros. Competência diz respeito ao mês em que a operação foi realizada. Uma venda parcelada em 3 vezes, por exemplo, irá gerar caixa três meses após o mês da venda, mas para efeito de faturamento, será levado em conta todo o valor da transação no mês em que ela foi realizada;

b)      Data de Lançamento: Diz respeito a data em que o registro da conta a receber foi lançado. Não reflete exatamente quando ocorreu a transação;

c)       Data de Vencimento: É o dado que nos informa qual é a data em que vence o movimento, ou seja, a data limite para cobrança dentro do prazo;

d)      Conta Origem: Quando se tratar de contas a receber, este campo indica qual a origem da receita;

Conta Destino: Este campo, por sua vez, nos informa para onde será direcionado o recurso a receber;

e)      Valor Total: Não há como ter um lançamento de contas a receber sem um valor a ser cobrado. Este campo serve para informar o valor do movimento;

f)       Qtd. Parcelas: Caso a venda seja parcelada, pode-se informar o número de parcelas neste campo;

g)      Valor Parcial e Valor Recebido: Em alguns casos, pode acontecer de um cliente quitar parcialmente um movimento. É importante que seus controles prevejam como tratar este tipo de recebimento. Imagine que seu cliente tem uma obrigação de R$ 100,00 e deseja lhe adiantar R$ 25,00. Não se trata de parcelar, mas quitar parcialmente um lançamento. O campo valor parcial, neste caso, servirá para receber este adiantamento, e o campo Valor Recebido para informar o quanto já foi recebido do montante total;

h)      Tipo de Moeda: É muito importante ter um controle dos tipos de moeda, de forma que se possa saber, caso o cliente pague com cartão de crédito, qual a alíquota a ser descontada. Além de que, pagamentos feitos com cartão ou cheque devem ser normalmente direcionados para uma conta bancária. É importante que seu controle automatize estas atividades, pois, devido ao seu nível de detalhamento, há uma grande probabilidade de que ocorram erros nos lançamentos.

i)        Controle de recorrências: O controle de recorrências também pode ser importante para os casos em que haja lançamentos repetitivos, ou seja, movimentos que devam ser lançados todos os meses, com ou sem previsão de um fim.

j)        Cliente: Outra informação imprescindível para o lançamento de contas a receber é o nome do cliente, pois, uma das atividades inerentes ao controle de contas a receber é a cobrança dos inadimplentes.

Dependendo das necessidades específicas de cada negócio, os dados citados acima podem variar. Pode ser que alguns sejam desnecessários ou que outros não citados, sejam relevantes. No entanto, em geral, para controle financeiro eficiente as informações apresentadas costumam ser o suficiente.

O controle de contas a receber, contudo, não é apenas o armazenamento dos dados de cobrança. É preciso também que haja mecanismos para rápida identificação, localização e recuperação dos registros lançados. Isso garante agilidade na gestão e nas cobranças.

Além disso, conforme já citado, o controle de inadimplência é uma atividade crucial para o negócio. Não basta vender bem, é preciso também receber bem. Com isso é muito importante que haja um controle eficaz dos inadimplentes.

Este conjunto de características permitem uma gestão proativa das cobranças ao mesmo tempo em que prevê subsídios para a geração de importantes indicadores.

No próximo artigo, falaremos do controle de contas a pagar. Afinal uma empresa não sobrevive só de receitas. As despesas podem significar crescimento ou excesso de gastos, e só uma boa gestão financeira pode apontar o caminho mais certo a se seguir.